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送付状の書き方と注意点について知ろう!

派遣会社への派遣登録をはじめ、履歴書やスキルシートの情報登録は、派遣登録者用のWebサイトから行うのが一般的です。派遣先企業から派遣社員へ個人情報を含む履歴書の送付を求めることは、法的にも禁じられています。そのため、派遣で働く場合、送付状を添えて履歴書などの書類を郵送することはほとんどありません。
ただ、自らの意思で企業へ履歴書を送ったり、正社員採用への就職活動、事務書類を送付する際には送付状を添えるのが一般的です。そこで、社会人としてのマナーとして、知っておくべき送付状の書き方や注意点などについて詳しく解説します。

送付状とは?送付状の役割

そもそも送付状には、どのような役割があるのでしょうか?一般的には次のような役割があると考えられています。

差出人が分かるようにするため

封筒などで郵送する際には、封筒の裏側に送付者の住所や名前などが記載されています。しかし、差出人を見ずに封を開く人も少なくありません。中身を見たあとに再度封筒を手に取って差出人を確認させるのは、失礼ではないもののスマートではありません。送付状を添えておくことで、差出人がいったい誰なのかを確実に伝えられます。また、送付状には宛先名も記されているので、宛先が自分で間違いないことの確認もできるというメリットもあります。

送付した目的を知らせるため

送付状は送付した目的を知らせる意味でも利用されます。封筒を開いた時、どのような書類が入っているのか、送付した目的を送付状に記載しておくことで受け取り側はその封書を取り扱う優先順位を決めることができるでしょう。「すぐに対応しなければならないものなのか」「今の仕事を片付けたあとにゆっくり確認できるものなのか」などについて、送付状を確認するだけで判断でき、相手の業務効率に配慮することができるでしょう。

郵送書類の概要を伝えるため

封筒には、書類や資料などを複数入れる場合があります。送付状に郵送書類の概要を記載しておくことで、書類の封入漏れがないかどうかをすぐに確認することができるでしょう。

人事担当者は送付状をこう見ている

企業の人事担当者に聞いたある実態調査によると、約30%の採用担当者が送付状の有無が「採用の評価に影響する」と答えました。3割も影響するのであれば、少しでも採用の確率を高めるためにも、送付状はしっかり作成しておきたいものです。

送付状の書き方

一般的な送付状の書き方について、項目別に簡単にご紹介していきます。パソコンで作成しても構いませんが、手書きで丁寧に書くことで相手に気持ちを伝えることも可能です。

年月日

送付状の右最上段に記載します。記載する日付は、作成日ではなく投函日にしましょう。

相手先会社名・氏名

日付の下の左側に記載します。宛先は、会社名や部署名、肩書きに担当者の氏名を記載しましょう。なお、氏名がなく会社名や部署名で送付する際には「御中」、氏名を書く場合は「様」と締めくくるようにすると良いでしょう。もし、個人名が分からない場合は、必要に応じて「ご担当者様」というように記載しても構いません。

書類作成者会社名・氏名

宛先の下部右側に記載します。名前だけではなく、住所や電話番号、Eメールアドレスも記載しておきましょう。

頭語と結語

面識のない相手に送付する場合には、「拝啓」で始まり、「敬具」などで締めることが多いです。

挨拶文

時候の挨拶は一般的な内容のもので構いません。時候の挨拶などは、手紙作成のマナーブックなどの例文を参考にすると良いでしょう。

記、以上

封入している送付内容を記載する際には、送付内容の上、書面中央に「記」とし、送付内容の右下に「以上」と書いて終わります。

送付内容

「記」「以上」の間に記載します。目的や書類名などを漏れのないように記載しましょう。

送付状のNG文面

提出書類送付の際に、応募者が陥りがちなNG文面についてご紹介します。

定型文のみでの作成

基本的な定型文のみで作成している場合、相手に対しての思いやりが伝わりにくくなります。減点されることはないものの、特別に評価されるということはないでしょう。

自己PRの羅列

送付状は、送付目的や内容物の記載がメインです。多少の自己PRをするのは有効ではありますが、自己PRばかりになってしまうと、趣旨からそれてしまいます。

具体的な希望条件の記入

採用に関しての具体的な希望条件などについては、採用の方向で話が進んでいる場合に、採用担当者から確認されるものです。送付状には、あまり具体的な希望条件を記載しないようにしましょう。

送付状の封筒への入れ方

送付状を封筒に入れる際には、見やすさや丁寧に扱うことなどに注意することが、相手への心遣いへとつながることがあります。

送付状を入れる順番

送付状は提出する書類の一番上に入れるようにしましょう。送付目的や内容について、分かりやすく記載しているのに、開封した時に見えない位置に入れてしまっては意味がありません。また、履歴書や職務経歴書は折らずに封入するのが一般的なため、送付状も用紙サイズを合わせて折らないで入れるのが良いでしょう。

他の書類は、送付状の「記書き」と同じ順番に並べる

送付状に続く書類については、送付状に「記書き」している順番と合わせるようにしましょう。この順番にしておけば、封筒を受け取る担当者が書類の内容を簡単に確認することができるでしょう。順番が合っていないと、相手の手を煩わせることになるので注意してください。

送付状でさりげなくアピールを

送付状は必ず添えなければならないという決まりがあるわけではありません。しかし、相手の立場に立った気遣いという視点で見ると、マナーとしてなるべく気をつけたほうが良いことだとも言えます。送付状は基本を押さえていれば簡単に作成できるため、できるだけ添付するようにして相手への気遣いの気持ちをアピールしてみてはいかがでしょうか。