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職務経歴書の書き方と作成方法のポイント

職務経歴書は採用の可否を決定づける重要な書類です。作成の仕方ひとつで、人生が左右されるといっても大げさではありません。読み手にこれまでの経験を過不足なく伝え、スキルやキャリアを理解してもらうためにも、職務経歴書の重要性を十分に理解して作成に臨む必要があります。読み手に自分をより理解してもらうための職務経歴書の書き方と作成のポイントについて解説します。

職務経歴書とは

職務経歴書には履歴書とは異なる役割があります。まずはじめに職務経歴書の役割についてみてみましょう。

職務経歴書の役割とは

職務経歴書は、これまでの職歴を元にしてキャリアとスキルをアピールする役割を担います。履歴書にも職歴を記入する欄がありますが、勤務先で具体的にどのような業務に携わり、どのような働きをしてきたのかまでは伝え切れません。職務経歴書では仕事内容やスキル、実績などを詳しく記載することで、人材としての価値をより明らかにします。

履歴書と職務経歴書の違い

一般的な就職活動において、履歴書は個人の基本的な情報を伝えるプロフィール的な役割を果たします。居住する場所や希望給与額などの条件、学歴や職務経歴の確認、過去の転職の状態のほか、求職者の応募の動機や人となりといった面までを見るのに使われます。
それに対して職務経歴書では、企業が求める実務能力に見合うキャリアを保有しているか、履歴書の記載との齟齬がないか、また過去の仕事から推測される業務意欲、書類作成内容からのプレゼンテーション能力といったところが見られます。職務経歴書には履歴書のように決められたフォーマットがなく、比較的自由に作成することができます。
派遣で働く場合には、履歴書と職務経歴書いずれも、自分の経歴やスキル、就業を希望する業界や職種などについて記載することで、派遣会社の担当者に自分のことを深く知ってもらい、仕事の紹介をよりスムーズにする役割を果たします。求人数をよりたくさん受けるためにも、しっかりと作成することをおすすめします。

職務経歴書の形式は2種類

職務経歴書の書き方には、主に「編年体式」と「キャリア式」の2種類があります。

編年体式

編年体式は、これまでの職歴を時系列に記載する一般的な形式で、社会人経験が浅い人から同じ業界での経験が長い人まで汎用性の高い書き方です。

キャリア式

キャリア式は、キャリアごとに職歴を分類して記載する方法です。何をやってきたのか、得意分野が何かが分かりやすいため、特に専門性のある職種では実績が伝わりやすいという特徴があります。

職務経歴書の書き方の基本

職務経歴書の各項目について、具体的な書き方のポイントを解説します。

職務経歴書はこう書く!書き方見本

(1)「職務経歴書」というタイトルを入れます。本文よりも大きめの文字サイズ、太字で入れます。
均等割りで文字間の調整を行うと、見栄えが良くなります。日付は提出日か前日で記載し、氏名とともに右寄せにします。年号は本文と合わせて和暦か西暦に統一するようにしてください。
(2)「経歴要約」と見出しを記載します。これまでの職歴から特に伝えたいことをピックアップし、5〜6行程度にまとめます。文字数としては200〜300字ほどにし、担当者に対してアピールポイントが簡潔に伝わるよう心がけてください。
(3)前職または現職の会社概要を記載します。経験した仕事のイメージを補足できます。
(4)職務経歴書のメインとなる部分です。表などを使って見やすい工夫を考え、作成しましょう。この例では担当したクライアントごとに分割し、携わった業務を理解しやすい形で表しています。箇条書きを適度に用いるなど、読みやすさを重視します。
(5)業務に活かせるスキルを記載します。具体的な要素を入れ、説得力を持たせてください。
(6)保有する資格を記載します。取得年とスコアがあるものについては、その数値を記入します。
(7)自己PRは履歴書のものと齟齬がないよう、注意して記載します。文末は志望動機と連動させ、役立つ人材として採用後のイメージを想起させる内容で締めくくりましょう。

枚数としてはA4用紙1〜2枚、多くても3枚程度までに収まるように作成します。だらだらとした印象を与えないように、読む側の視点を常に意識しましょう。

職務経歴書に記載する内容

職務経歴書は自由フォーマットのため、どのような書き方も可能ですが、次のような記載しておくべき情報は盛り込んでおくようにしましょう。

職務経歴の詳細

在籍(派遣)期間や部署、担当職務、ポジション、雇用形態、実績など、職歴の詳細について記載します。職責、責任の範囲や使用していた機器類、技術、取り扱った製品、担当した顧客層についても触れるとより分かりやすくなります。複数の派遣経験がある場合にはそれぞれの派遣期間や就業先、予定外の雇用延長などについても書き入れましょう。

在籍していた企業情報

上場・非上場などの会社区分や業種、事業内容、従業員数、設立年月などを記載します。

担当業務の内容

具体的な仕事内容について箇条書きで記すと良いでしょう。各業務における、アピールできそうなエピソードがあれば追記しておきます。

職務上の具体的な成果

具体的な数値や指標を挙げて説得力を持たせます。例えば、業務上の成果を前年との比較数値で挙げると効果的です。

パソコン(PC)スキル

保有する資格がない場合でも、こなせる操作を具体的に記載するとアピール度が上がります。Excelであれば「マクロ作成、関数処理」など、即戦力として役立つスキルを記載します。

職務経歴書を書く際のポイントとは?

職務経歴書の書き方で、読み手が受け止める印象は大きく異なります。良い印象を伝えるためには書く際のポイントを理解しておくと良いでしょう。また、派遣社員が職務経歴書を書く際は、通常の就職・転職活動の場合と異なる部分もあるため、注意して作成する必要があります。

派遣社員の職務経歴を書く場合

派遣社員の場合、一般的な社員とは違った特有の記載の仕方をしなければならないことがあります。例えば、同一派遣元から複数の企業に派遣されていた場合には、雇用元は1社ですが、就業先を時系列・派遣期間別に記載すると、自分のこれまでの職務経歴が伝わりやすくなるでしょう。
また、派遣社員から正社員になった場合には、同一の企業で勤務が継続していても、雇用形態ごとに就業期間を分けて記載しましょう。業務内容の追加やポジションの変化などが明確に記載されるため、応募先に理解されやすく、正社員への登用もしっかりとアピールができます。

職務経歴書を書く際の3つのポイント

職務経歴書を作成する際のポイントには次のようなものがあります。

正確に書く

職務経歴書では、基本的には働いてきた会社や派遣就業先をすべて記載する必要があります。入社・退社、就業開始・終了の年月日があやふやなまま記載すると、後からつじつまが合わなくなります。不明点がないよう過去の記録を調べるなどして、正確な内容の職務経歴書に仕上げなければなりません。

アピールしたい内容を整理し、しっかり記載しておく

一般的に採用担当者や派遣会社の担当者は、時系列に沿って職務経歴書を読み進めながら求職者のことを理解しようとします。そのため、特に伝えたいアピールポイントは整理し、過去の勤務先や職務ごとにトピックを作成しておきます。職務に紐づいた実績などを数字や評価などとともに具体的に記載することで、自身のアピールポイントが読み手に伝わりやすくなります。

面談で聞かれる内容を想定し、読み手を意識して書く

職務経歴書の作成にあたっては、読み手が知りたい情報がきちんと盛り込まれているかを意識して内容を記載していきましょう。職務経歴書が自己満足に終わってしまっては、その役割を果たすことができません。希望する企業の業界や職種で使われている技術や市場規模などと、これまでの自分の経験とに共通点があれば、就業先が求める人材とマッチングする要素が増えたり、派遣会社から紹介される求人の幅が広がったりする可能性もあります。読み手を常に意識し、主観的になり過ぎていないか、また希望する業界や職種に必要な人材の要素がしっかりと盛り込まれているかを考えて作成していきましょう。

職務経歴書を書く際の注意点とは?

職務経歴書にありがちな注意点と、その対策を紹介していきます。

文章量が多過ぎる(簡潔にまとめる)

自分のことを知ってほしいという気持ちから、ついつい文量がオーバーしてしまうことはよくあります。重複して説明しているところはないか、冗長になっている箇所はないかを確認し、できるだけ簡潔にまとめていきます。

言葉使いが不適切(業界用語や難解な言葉を多用しない)

派遣会社の担当者や企業の採用担当者は、必ずしも業界・職種の技術や事情に精通しているわけではありません。必要以上の業界用語や専門用語の多用は、職務経歴書を読む人のスムーズな理解を妨げることにもなりかねませんし、配慮に欠けた人間という印象を与える恐れもあります。また文章に横文字や難解な言葉を入れ過ぎるとスムーズに読み進められません。読み手にストレスを感じさせないよう、できるだけ平易な言葉を使って適切な表現を心がけましょう。

手書きとパソコンのどちらで作成する?

ひと昔前は履歴書は手書きで、という風潮がありましたが、昨今は履歴書や職務経歴書が手書きでなくともネガティブな評価を下されるケースは少なくなっています。生涯1社で勤め上げる時代ではなくなり、通常の転職の際も複数社の面接を受けることが当たり前になってきていますので、文量の多い職務経歴書の場合はパソコンで作成する人が多いようです。
文書作成ソフトや作表ソフトなどを活用して作成するとレイアウトも整理でき、変更・修正が容易です。一方で手書きには、丁寧に書くことで意気込みや気持ちが伝わり、印象に残りやすいというメリットがあります。応募企業からの指定がない場合、手書きとパソコンのどちらでも構いませんが、転職活動にてメールやインターネットの管理画面で応募書類のデータをやりとりすることも多いため、送付対応できるようデータで準備しておきましょう。

転職が多い場合やブランクがある場合

理由の如何を問わず、転職回数が多かったりブランクの時期があったりすると気後れしがちになりますが、前向きな姿勢を示してポジティブな印象を与えることを意識しましょう。やむにやまれぬ事情があれば考慮してくれますし、ジョブチェンジやキャリアアップのための資格取得や留学など、目的のある転職やブランクであった場合は、成果や経緯を述べれば説得力が増します。

書き方ひとつで職務経歴書の魅力度がアップ

職務経歴書はこれまでの経歴をただ羅列しても、他の求職者との差別化が図れません。作成する前にしっかりと職歴の棚卸しを行い、自身の強みを把握しておきます。読み手に理解されやすい書類とすることを心がけ、希望する業界や職種、就業先の業務に合わせた職務経歴書を作成しましょう。
よく整理されて読みやすい職務経歴書であれば、派遣会社の担当者がしっかりと目を通してくれることが期待できます。それにより、自分にマッチした求人が見つかりやすくなり、派遣会社からの仕事紹介の数も多くなる可能性もあります。職務経歴書によって「自分のことをより理解してもらう」という精度の高いプレゼンテーションができれば、良い結果に結びつくことを期待できるしょう。