履歴書の書き方は?職歴や志望動機などお悩みポイントを解説!

次の仕事先への応募に向けては、さらなるステップアップを目指したいものです。有望な人材として採用されるためにも、自身について正しいアピールをしていくことが大切です。就職への第一関門は書類選考です。これまで何となく履歴書を作成してきたという人も、今一度、しっかりと履歴書の書き方を見直し、確実な成果を手に入れましょう。
ここでは履歴書についての基本的知識に加え、職歴や志望動機など、作成するにあたって悩むポイントについて詳しく解説していきます。

履歴書の役割と基本的な書き方ルールとは?

履歴書には、用紙の種類やサイズをはじめ各項目の記入の仕方など、役割と基本的な書き方があります。読み手に伝わりやすい履歴書となるよう、注意点やマナーをポイント別に解説します。

履歴書の役割とは?

履歴書は応募にあたり、ビジネスパーソンとしての自分を伝えるためのツールです。文字通りこれまでの履歴を示し、応募先に個人としての基本的な情報を呈示します。キャリアについては職務経歴書に詳細に記載しますが、履歴書はその要約として人物像を理解してもらうためのいわばパンフレット的な役割を持ちます。
履歴書の作成をおろそかにすると、職務経歴書まで目を通してもらえない恐れもあります。履歴書を作成するにあたっては、あくまで労働者としての将来的な価値判断に使われることを意識し、あまり個人的な趣味趣向に言及せずに事実を簡潔に述べることを心がけていきましょう。

履歴書用紙の種類と選び方

履歴書用紙を購入しようとした際、種類の多さに戸惑った経験を持つ人もいるのではないでしょうか。求人に応募するときの状況によって、選ぶ用紙の種類も変わります。履歴書用紙の種類と選び方について、見ていきましょう。

JIS規格

JIS規格は「日本工業規格」の略称で、国が標準化した形式です。特徴としては学歴・職歴欄の部分が多くとられており、自己PR欄の項目は少なめです。社会人経験が豊富で、職歴をじっくり見て欲しいという人に向くフォーマットです。記載項目の多寡などによって公平性を欠かないよう、企業によっては最初からJIS規格による応募に統一していることもあります。

新卒用

インターネットで転職用の求人サイトや人材紹介会社のサイトなどからテンプレートをダウンロードする場合は間違いは起こりづらいですが、コンビニや100円ショップなどで購入する場合、就職活動を行っている新卒用の履歴書も存在しますので注意が必要です。ゼミでの研究や得意な学科、学外活動などを記載する欄などがあり、社会人用ではありません。購入したものの使えないということがないよう注意しましょう。

転職用

職務経歴書用紙がセットになっており、退職理由記載欄のほか自己PRを記載できる欄が設けられているものが多く、これまでのキャリアや職務経験、仕事のスキルをアピールしたい場合に最適です。転職回数が多く各社での勤続年数が短い場合、理由の如何を問わず一般的にネガティブな印象を与えがちですが、退職理由や自己PRで補足することで印象を中和することもできるでしょう。転職回数が多い方にはにおすすめです。

パート・アルバイト用

一般的な履歴書と比較すると、学歴や職務経歴、志望動機などの欄が小さめで、勤務の希望曜日・時間帯などが記載できるようになっています。最終学歴のみ記載できるようになっている用紙もあります。パートやアルバイトなど曜日や時間の指定が必要な場合には有用ですが、フルタイムでの就職を考えている転職者には不向きなフォーマットです。キャリアや職務経験をアピールすることもしづらいため、すでに派遣社員などで職務経歴がある方は選択しないようにした方が良いでしょう。

履歴書を書き始める前に

履歴書は応募先企業に対し、単なる情報を伝えるためのものだけではありません。採用側では履歴書という書類を通し、応募者の人物像を探ろうとします。誤字や脱字、文字列のゆがみなどからいい加減な人間だと思われると、求職活動をする上で不利になります。履歴書を書く際の心構えを見ておきましょう。

時間に余裕をもって作成する

応募するぎりぎりになって履歴書を仕上げようとすると、誤字脱字や書き忘れ、写真貼付漏れなどが発生しやすくなります。提出日から逆算し、余裕をもって履歴書作成に取り組んでください。

要点を先にまとめておく

キャリアの棚卸しをして職歴の中から特に強調すべきものを選択しておきます。その際に志望動機などにつながりそうな要素がないかを、前もって考えておくと履歴書作成がずっと楽になります。

応募企業にマッチする履歴書にする

どこの会社にも使えるような自己PRや志望動機の使いまわしでは、相手に良い印象を与えることはできないでしょう。これまでの自分の経歴や持っているスキルについて整理をして、応募する企業の業種や希望する職種に最もマッチする内容になるように意識して書き方を工夫しましょう。例えば、プログラマー系の経歴やスキルがある場合でクリエイティブ制作系の企業へ応募するときには、新しい職種にどのように自分の役割がマッチするのか、どのように応募企業に貢献できるのかが具体的に分かるようなアレンジや工夫ができるのが理想的です。

見直しは必須

履歴書作成は何度見直しても多過ぎることはありません。採用担当者に自分を理解してもらえる履歴書となっているかを、繰り返し確認してください。履歴書のミスは仕事のミスを想像させ、担当者に不安を与えます。手書きではなくパソコンで作成している場合、別の会社に提出したものや以前の転職で利用したファイルをベースに作成することもあるでしょう。その場合、提出日の変更忘れ、文字量が増えたことによる印刷時の文字切れなど入念にチェックしてください。できれば家族など他の人の視点を交えて見直すと、文脈の乱れやことばの誤りなど小さな点も発見しやすくなります。

手書きとパソコンはどちらがいい?

履歴書作成は、手書きとパソコンのどちらが適当なのでしょうか。基本的にはどちらでも問題ないと考えて良いようです。IT系企業が増えているだけではなく、いまやパソコンを使わずに仕事が完結する企業も少ないことから、手書き指定がない限り、パソコンで作成したからという理由で採用されないということはないでしょう。

ただし、企業によっていずれかを好む傾向はあります。読みやすさを優先させ、パソコン作成が推奨されることもあれば、手書きの文字から人柄を読み取るという話もよく聞かれます。老舗企業や地方の会社には昔ながらの考え方で、職務経歴書は印字でも履歴書は手書きで、というところもあるようです。
一方でインターネットを活用して求人を募っている企業にとっては、履歴書や職務経歴書などは求人サイトの管理画面やメールでやりとりをしています。データでやりとりすることが当たり前な採用活動において、手書きの履歴書はPDFなどデータ化する必要があり、ひと手間かけさせてしまうことになります。企業の性格によってどちらかが有利になる場合もあることを想定し、方法を選択していきましょう。

履歴書を書くときのマナーとは?

応募書類は公的な文書として守るべきマナーがあります。社会人としての常識を疑われないように、しっかりとマナーに従って作成に臨みましょう。履歴書を書く際は、次のような点に注意しましょう。

修正はしないで新たに書き直しを

応募書類に関しては、修正液や修正テープは使用不可と考えましょう。手書きで作成する場合に限らず、パソコンで作成し印刷した段階で誤植を見つけた場合、二重線による訂正もよくありません。面倒がらずに手書きの場合は書き直し、パソコンでの作成の場合は修正した上で再度印刷するようにしてください。

筆記用具を選ぼう

手書きの場合、筆記用具はにじみ、かすれのないものを選びます。基本的には黒のボールペンで構いません。鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンの使用は避けてください。

行頭をそろえる

文字は欄のラインに合わせてうねりが出ないように、丁寧にそろえて書きましょう。文字の開始はそろえるように気をつけてください。細かいことですが、凸凹していると美しい印象を与えません。

フォントを統一する

パソコンで作成する際には、フォントの種類・色・大きさなどを統一するよう注意しましょう。また、エクセルやワードなどのファイルで作成し応募企業に送付する場合、一般的でないフォントを使うことは避けましょう。受信側の環境次第では、ファイルを開いた際にレイアウトが崩れてしまうこともあります。多少デザイン性があっても許容してくれる企業はあるでしょうが、マナー違反だと感じる担当者もいますし、過度な装飾をするとかえって読みづらくなります。基本的には明朝体で、文字サイズは10.5pt〜11pt程度、色文字は使用せず黒で統一しましょう。

写真は履歴書用のものを準備

履歴書の写真は、提出した本人が考える以上によく見られています。スナップから抜き出したものではなく、きちんとした履歴書用の写真を準備してください。はみ出しやサイズ不足がないものを使い、ゆがんだり剥がれたりしないようにしっかりと貼り付けましょう。

書き方のポイントとは

履歴書の各項目について、具体的な書き方のポイントを解説します。

履歴書はこう書く!書き方見本

氏名はのびのびと、他の項目よりもやや大きめに記載し、苗字と名前の間は1文字分空けます。文字と文字の間隔にも注意してください。
住所は住民票の表記通りに記載しましょう。
印鑑は曲がらないように上下を確かめ、しっかりと押印します。
年月日の表記は和暦か西暦のいずれかに統一し、項目ごとにばらつきがないように記載します。
学歴と職歴の間には、空の行を挟みます。

学歴と職歴

学歴の欄には、義務教育の記載は必要がありません。原則として高等学校の入学時から記入してください。学校名や学部、学科名は省略せずに正式名称を書きます。職歴は短期間の勤務でも、すべて正確に記載します。
職歴については、派遣社員として就労していた場合は派遣社員として働いたことが分かるように記載してください。派遣先の企業が少なく勤務期間が長いときには、部署名や業務内容なども記入し、余白を少なくします。派遣先が複数ある場合には退社日まで含めて1行に記載し、まとめる工夫をしましょう。派遣先企業が多くて記入しきれないようであれば、登録した派遣元の企業名を記載し、社名をまとめて記載します。職務経歴書には省略部分の詳細が分かるように補足しておきましょう。
なお、アルバイトの職歴については、社会人になってからおおよそ3か月以上継続した仕事であれば経験として記入して構いません。応募先の業務に関連性があれば、有利になることもあります。

資格

何らかの資格があれば、必ず記載するようにしましょう。民間資格や国家資格を問わず、どのような資格でも、自分の持っているスキルを客観的に評価してもらうための要素の一つです。また、派遣会社から仕事の紹介をしてもらう際、マッチングする要素が増えて、自分に合った求人を紹介してもらえる幅が広がる可能性があります。
資格がない場合は資格欄には「特になし」と記入しておきます。運転免許証などを保有している場合には、記載しておいた方が良いでしょう。

志望動機

志望動機は「数ある企業の中からなぜここを選んだのか」という、応募企業側がもっとも興味を持っていることに対しての答えとなる欄です。自分がなぜその業界や業種で働きたいのかを強くアピールし、納得してもらえるような内容にする必要があります。そのためには、どこの会社にも当てはまるような文章であっては、面接官の目には魅力的にうつりません。しっかりと希望する業界や職種について調べ上げ、本質をつかんだ志望動機にしていきましょう。
また、派遣として働く場合の志望動機のポイントは次のように考えると良いでしょう。

自己PR

自己PRと志望動機は混同されがちですが、時系列で考えると分かりやすくなります。自己PRはこれまで培ってきた自身のキャリアや過去に出した成果などのアピール、志望動機は希望する業界や職種を選んだ理由と、就業後に自身が成し遂げたいことや具体的に成し遂げられることを説明します。自己PRでは過去のキャリアの中で行ってきたこと、評価されたことを具体的な事例を挙げて記載します。そこから次のキャリアプランや新しい就業先にとってどのような業務に役立つ人材なのかを未来への視点をもって訴えます。このように自己PRは、志望動機と関連性のある内容となるように注意をしながら文章を組み立てましょう。

趣味・特技

趣味や特技は、性格的な一面や意外性などを伝え、面接での話題提供となる可能性もあるため、記入しておくようにします。ただし、こと細かく記載する必要はありません。また、ギャンブルなど人によってはネガティブに受け取られる可能性がある趣味の記載は、おすすめしません。

本人希望欄

特に希望がない場合は、「貴社の規定に従います」「貴社規定でお願いいたします」などと記載し、空欄にするのは避けます。希望がある場合は、事実に基づく理由とともに端的に記載します。わがままに見えたり、押しつけがましくならないよう、表現に配慮しましょう。

履歴書のテンプレート(フォーマット)をダウンロード

履歴書用のテンプレートをダウンロードして、就業先に応募してみましょう。

応募先に合わせて適切な履歴書を

インターネット上には、手書き、パソコンいずれにも使える履歴書用のテンプレートが多数あります。応募先の企業や就業形態に合った履歴書を適切に選択し、活用することが大切です。テンプレートは履歴書のルールに則って作成されています。自己流で欄を削除するなどした場合、採用担当者に「何か書きたくないことがあるのではないか」など、不審に思われることもあるので注意が必要です。

見本となるテンプレート(フォーマット)

ダウンロードしたテンプレートは、加工せずに書き方の見本を参考にそのまま使うことをおすすめします。市販の用紙を使う際にも、見本を参考にして書くとミスなく作成ができて便利です。

書類選考を勝ち抜くために

履歴書は、自分が希望する就業先や業界、職種を派遣会社に紹介してもらうための判断材料となる情報を記載するものです。自分の経歴やスキル、熱意などについて理解してもらうことで、より自分の希望にあった仕事を紹介してもらうことにつながります。そのため、一度作成した履歴書もそのままにしないで定期的に最新情報に書き換えることをおすすめします。
履歴書の書き方のポイントを踏まえ、相手に自分のことが伝わるような履歴書を作成していきましょう。